Naar een beter beheer van de bestellingen en de stock

Om een project te doen slagen, is het onontbeerlijk om het op een bouwplaats uit te voeren materiaal goed te beheren. Hieronder vallen ook de bestellingen bij de leveranciers, het ontvangst van de leveringen en de opslag op de bouwplaats.

Naar een beter beheer van de bestellingen en de stock

Problematiek

Recentelijk werden er bij enkele bouwbedrijven een aantal enquêtes gevoerd, die drie grote problemen aan het licht gebracht hebben.

In de eerste plaats worden de materialen vaak te laat besteld ten opzichte van de uitvoeringsplanning. Aangezien de leveranciers welbepaalde leveringstermijnen hanteren, is het belangrijk dat het bedrijf hier al op anticipeert door een planning van de bestellingen op te stellen. Een vertraging in de levering zal immers ook een vertraging in de uitvoeringsplanning met zich meebrengen en de bouwplaatskosten doen oplopen. Het is dus van essentieel belang om te anticiperen en te plannen.

Verder kan een gebrek aan communicatie tussen de projectpartners ook bepaalde problemen en bijgevolg een tijdsverspilling tot gevolg hebben, zoals:
  • vertragingen in de levering ten gevolge van een gewijzigde toegang, een fout adres ...
  • vertragingen bij het lossen omwille van gelijktijdige leveringen
  • het stilliggen van een kraan in afwachting van de levering van de materialen.

Om onder meer vertragingen in de levering en verkeersdrukte aan de toegang van de bouwplaats te vermijden, is een goede coördinatie tussen de verschillende partners onontbeerlijk (bv. de contactpersoon en de taal van de leverancier kennen).

Tot slot brengt ook de opslag van de materialen op de bouwplaats faalkosten teweeg. Zo kan de vroegtijdige levering van materialen op de bouwplaats die niet meteen verwerkt worden, meerkosten tot gevolg hebben (bv. beheer van de stock, diefstal op de bouwplaats, tijdverlies door een product te moeten zoeken). Bijgevolg moeten de materiaalhoeveelheden op de bouwplaats zo veel mogelijk beperkt worden.

Mogelijke oplossingen

Er bestaan verschillende oplossingen voor deze problemen. In wat volgt gaan we dieper in op twee daarvan.

De eerste oplossing bestaat uit de planning van de bestellingen en leveringen. De algemene planning van het project op middellange en lange termijn (bv. opgemaakt met een software voor projectplanning) moet het mogelijk maken om de bestellingen te plannen, terwijl de resourceplanning op korte termijn (bv. opgesteld met een software voor resourceplanning of op een muurtabel in de bouwkeet; zie afbeelding) moet toelaten om de leveringen nauwkeurig te plannen. Bij omvangrijke bouwplaatsen zou de planning van de leveringen ook gebruikt kunnen worden om de samenwerking tussen de eventuele partners en onderaannemers te bevorderen teneinde onder meer gelijktijdige of overbodige leveringen te vermijden. Deze planning heeft als oogmerk om de leveringen volgens de just-in-time-methode te laten verlopen, dat wil zeggen dat de materialen pas op de bouwplaats geleverd worden op het moment dat ze uitgevoerd worden.

De tweede oplossing bestaat erin om efficiënte communicatiemiddelen te ontwikkelen die door alle leveranciers gebruikt kunnen worden. Hiertoe zou men gebruik kunnen maken van een platform voor documentenbeheer om alle informatie in verband met de bouwplaats te communiceren (bv. toegangsplan, adres, contactpersoon). Op die manier kan men de documenten in één keer voor alle leveranciers updaten en zodoende het verlies van informatie vermijden.

Op lange termijn

Er wordt momenteel onderzoek gevoerd naar de uitvoerbaarheid van een digitaal collaboratief platform voor het beheer van de leveringen. Dit platform heeft tot doel om de planning van de leveringen te centraliseren (door een verbeterde communicatie tussen de bedrijven en de leveranciers), de opvolging van de goederen tijdens de levering te organiseren of nog de ontvangst van de goederen op de bouwplaats te vergemakkelijken (*).

Ook de oprichting van stedelijke distributiecentra voor bouwplaatsmaterialen wordt in het kader van enkele Europese projecten bestudeerd. Hiermee wil men het vervoer van bouwmaterialen in een stedelijke omgeving optimaliseren en de just-in-time-leveringen op de bouwplaats vergemakkelijken door een bufferruimte voor de opslag te creëren.

F. Suain, ing., senior hoofdadviseur, afdeling Beheer en kwaliteit, WTCB

(*) Het Urbanwise-project wordt gevoerd door de ULB in samenwerking met het WTCB, het OCW en Multitel en met de financiële steun van Wallonië (DGO6) en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.