Beoordeling van de projectprestaties met Earned Value Management

Hoewel vele bedrijven de voortgang van hun projecten beoordelen in functie van de tijd en de kosten toetsen aan de budgetten, geven deze aspecten afzonderlijk geen duidelijk beeld van de projectprestaties. De Earned Value Management-methode (EVM) kan hiervoor evenwel een oplossing bieden. Deze techniek maakt immers een analyse van de kosten in relatie tot de voortgang van het project en het verstrijken van de tijd.
Beoordeling van de projectprestaties door middel van de EVM-methode.
Beoordeling van de projectprestaties door middel van de EVM-methode.

Hoe werkt EVM?

De EVM-methode bestaat erin om eerst een referentieplanning op te maken waarin de uit te voeren activiteiten in de tijd verdeeld worden en waarin er aan deze activiteiten kosten toegekend worden. Hieruit kan de ‘Geplande Waarde’ afgeleid worden. Vervolgens worden de voortgang van de taken en de werkelijk gemaakte kosten periodiek aangepast in de planning en dit, tot aan de statusdatum (d.i. de datum waaraan de voortgang van het project afgetoetst wordt).

Zoals in de nevenstaande grafiek geïllustreerd wordt, vergelijkt EVM de voortgang van het project en de kosten op basis van:
  • de ‘Geplande Waarde’ (Planned Value of PV): de (cumulatief) gebudgetteerde kosten van het werk dat in een bepaalde periode uitgevoerd zou moeten worden (rode lijn)
  • de ‘Gerealiseerde Waarde’ (Earned Value of EV): de (cumulatief) gebudgetteerde kosten van de hoeveelheid werk die effectief uitgevoerd werd (paarse lijn)
  • de ‘Werkelijke Kosten’ (Actual Cost of AC): de werkelijk gemaakte kosten (cumulatief) van het werk dat in de betreffende periode uitgevoerd werd (groene lijn).

Welke informatie levert EVM op?

Uit de grafiek kunnen we afleiden dat op de statusdatum:
  • de initieel gebudgetteerde kosten van de werkelijk uitgevoerde taken (paarse lijn) lager liggen dan die van de taken die normaal gezien uitgevoerd zouden moeten zijn (rode lijn). Er is dus sprake van een vertraging in de planning die horizontaal (in tijd) en verticaal (in euro) afgelezen kan worden tussen de paarse en de rode lijn. We spreken hier van een ‘planningsafwijking’.
  • de werkelijk gemaakte kosten van de effectief uitgevoerde taken (groene lijn) hoger liggen dan de initieel gebudgetteerde kosten van de werkelijk uitgevoerde taken (paarse lijn). De werken hebben dus meer gekost dan initieel gebudgetteerd werd. De grootte van deze kostenoverschrijding kan verticaal afgelezen worden tussen de paarse en de groene lijn. We spreken hier van een ‘kostenafwijking’.
De EVM-methode kan nog uitgebreid worden met een aantal bijkomende parameters. Zo kan er een prognose gemaakt worden van het toekomstige verloop van het project (blauwe lijn).

Om de EVM-methode in de praktijk toe te passen, kan men gebruikmaken van rekenbladen (bv. Excel) of gespecialiseerde planningspakketten.

Voor meer informatie over EVM, kunt u terecht bij de afdeling Beheer en kwaliteit van het WTCB (gebe@bbri.be).

B. Coemans, ing., senior hoofdadviseur, afdeling Beheer en kwaliteit, WTCB