De nieuwe communicatie- en beheersmiddelen

De nieuwe communicatiestrategie van het WTCB, die vorig jaar opgestart werd, maakt veelvuldig gebruik van deze nieuwe elektronische hulpmiddelen om nog meer en efficiënter te communiceren met de sector. Na de lancering van zijn gloednieuwe website en een nieuwe brochure (WTCB-Contact), die onlosmakelijk met de site verbonden is, stelt het WTCB vandaag zijn elektronische nieuwsbrief voor : WTCB-Mail. Deze benaming laat reeds doorschemeren wat men kan verwachten van de aard en de inhoud van dit moderne communicatiemiddel : korte tekstjes die een rechtstreekse link vormen met de site en doelgerichte, actuele informatie die regelmatig via e-mail verstuurd wordt.

In de loop van 2005 zullen nog andere ‘elektronische’ initiatieven het licht zien, zoals de lancering van een databank met onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten en een eerste e-learningmodule.

Risicobeheer

Risicobeheer maakt sinds kort volledig deel uit van het projectbeheersingsproces (PMI, …). Dit betekent dat men in de planning (schatting van de termijnen en de kosten) bepaalde onzekere factoren in aanmerking neemt, die de uitvoeringsfase van een project zouden kunnen beïnvloeden (slecht weer, last minute wijzigingen, …). Een doeltreffend risicobeheer omvat minstens de volgende twee stappen :

• een risicoanalyse
• de opstelling van een actieplan.

Een risicoanalyse houdt in dat men nauwkeurig onderzoekt hoe groot de kans is dat een bepaald risico zich voordoet en, in voorkomend geval, wat de gevolgen ervan kunnen zijn voor de uitvoeringstermijnen en het budget.

In een tweede fase kan men trachten de risico’s te beheersen door een actieplan op te stellen dat op zijn beurt een aantal risico’s in aanmerking zal moeten nemen.

Sedert enkele maanden voert de afdeling Planningtechnieken van het WTCB een onderzoek naar de toepasbaarheid van risicobeheer in de bouwsector.

E-collaboration

De gegevens van een planning blijven doorgaans opgeslagen in het programma waarmee ze opgesteld werden. Ze worden slechts zelden uitgewisseld met andere projectpartners. Om deze uitwisselingen in alle veiligheid te kunnen uitvoeren, dient men regels vast te leggen : wie heeft toegang tot welke informatie, in welke vorm, via welke interface, … ?

Toepassingen zoals MS Project Server stellen de gegevens van een planning rechtstreeks ter beschikking van de partners die ze nodig hebben, via een webinterface (d.w.z. toegankelijk via een webbrowser, zonder specifiek programma). Deze mogelijkheden moeten beproefd worden en men dient gedragsregels op te stellen om het welslagen van de toepassing te waarborgen. Deze aspecten worden onderzocht in het project ‘E-Collaboration’.

Consultatie vanop afstand

Een aannemer is per definitie een mobiele persoon. Hij moet steeds vaker en overal kunnen beschikken over zijn informatie, gegevens of referenties. De technologie van de Personal Digital Assistants (PDA) vormt een stap in de goede richting. Met deze kleine toestellen (zowel in gesynchroniseerde modus als via een GPRS-netwerk) kan men tegenwoordig de belangrijkste informatie, de databanken van het bedrijf of zelfs professionele databanken consulteren. Deze benadering impliceert uiteraard dat men grondig nadenkt over de organisatie van de gegevens, over de toegangsvoorwaarden en de bescherming ervan. Aannemers kunnen in dit kader rekenen op de bijstand van de Technologische Adviseerdienst ‘Collaboration électronique dans le processus de construction’.

Projectportaalsites

Dankzij projectportaalsites kunnen de bouwpartners hun samenwerking in het kader van een bouwproject of een specifieke bouwplaats versterken. Het betreft een beveiligde gezamenlijke werkruimte waarin de partners documenten en/of informatie met elkaar delen en ter beschikking stellen.

Met behulp van een computer die aan een netwerk (bv. het Internet) gekoppeld is, kan een projectpartner on line een document ter beschikking stellen van de andere partners of documenten van andere partners downloaden en raadplegen, onafhankelijk van de plaats of het tijdstip.

Het gezamenlijke beheer van elektronische documenten impliceert een evolutie van de werkmethoden en het beheer. Men dient gebruiksregels op te stellen en te respecteren om het opzoeken, het delen en het gebruik van de documenten zo doeltreffend mogelijk te laten verlopen.

In België wordt deze technologie op dit moment door meer dan 20 teams gebruikt. Het WTCB zal hierover in 2005 een rapport publiceren, waarin de rol van de verschillende partners in het gebruik van een dergelijke gezamenlijke werkruimte aan bod zal komen.