Aanwezigheidsregistratie op grote werven

Op 1 april 2014 trad er een wet in werking die de aanwezigheidsregistratie op grote werven – ook 'checkinatwork' genoemd – beregelt. De overheid zelf stelt hiervoor vier standaardmethoden ter beschikking die uitgebreid beschreven worden op de website van de Belgische Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be). De vierde methode die gebruikmaakt van een webservice, laat nieuwe ontwikkelingen van softwareleveranciers toe. Enkele daarvan worden in dit artikel nader toegelicht.

1. Standaardmethoden

Van overheidswege worden er vier methoden voorzien om de aanwezigheden rechtstreeks in de databank van de sociale zekerheid te registreren (zie www.socialsecurity.be):
  • een onlinedienst via desktop
  • een mobiele onlinedienst
  • een gateway (via een computer op de werkplaats)
  • een webservice.

2. Alternatieve registratiemethoden via webservice

Typerend voor de hierna besproken registratiemethoden is dat de registraties eerst toekomen op een platform van de softwareleverancier en nadien doorgestuurd worden naar het portaal van de sociale zekerheid.

Het platform van de softwareleverancier doet dienst als centraal beheerpunt, waarop alle gegevens van de werknemers (bv. het rijksregister- of Limosanummer), van de werkgever (bv. het ondernemingsnummer) en van de werkplaatsen (bv. de werkplaatsnummers), slechts eenmalig door de gebruiker ingegeven moeten worden.

2.1. Werfprikklokken

De huidige werfprikklokken worden onder de vorm van een badgelezer aan de toegang van de bouwplaats geplaatst en laten gewoonlijk diverse registratiemethoden toe: het gebruik van een Construbadge, een RFID-badge, een persoonlijke QR-code … De aldus geregistreerde gegevens worden onmiddellijk doorgestuurd naar het platform van de softwareleverancier, waarop vooraf bepaald werd welke prikklok bij welke werf hoort.

2.2. Track and trace-systemen

Een aantal track and trace-systemen (zie de WTCB-Dossiers 2014/3.15) laten toe de aanwezigheid te registreren aan de hand van een in een voertuig geïnstalleerde badgelezer. Zodra het voertuig een gekende werfzone binnenrijdt, weet het systeem voor welke werkplaats de registratie in aanmerking genomen moet worden. De werknemers kunnen zich desgewenst ook registreren door middel van een klavier dat zich in de wagen bevindt.

2.3. Gsm's, smartphones of tablets

Het gebruik van een gsm, een smartphone of een tablet opent tal van perspectieven op het vlak van aanwezigheidsregistratie. Zo bestaat de mogelijkheid om zich te registreren via een onlineapplicatie die gelijkaardig is aan deze van de overheid. Het staat de gebruiker eveneens vrij om één of meerdere personeels- en/of werfcodes naar het portaal van de softwareleverancier te sms'en. Een laatste optie is om naar het platform te telefoneren. In dit geval wordt de gebruiker door een computerstem begeleid bij het ingeven van de juiste registratiedata.

2.4. Gps-systemen

De aanwezigheidsregistratie via een gps-systeem gebeurt volgens hetzelfde principe als bij een track and trace-systeem.

2.5. Digitale personeelsplanningen

Een digitale personeelsplanning biedt het voordeel dat men op voorhand weet welke mensen op welke werkplaatsen aanwezig zullen zijn. Indien de werkgever al een planningsprogramma gebruikt, kunnen deze gegevens probleemloos naar het portaal van de softwareleverancier gekopieerd worden via een koppeling of importeermogelijkheid.

3. Keuze van het registratiesysteem

Om een registratiesysteem op maat van uw onderneming te kunnen kiezen, dient u een aantal factoren in aanmerking te nemen, zoals:
  • uw affiniteiten met voornoemde systemen
  • het aantal werknemers dat uw onderneming telt
  • de informatiseringsgraad van uw werknemers
  • de duur van hun tewerkstelling op een bepaalde werkplaats
  • het feit of er u al dan niet een systeem opgelegd wordt door derden.

Gegevens die geregistreerd moeten worden, ongeacht de gekozen registratiemethode

  • Het ondernemingsnummer van de werkgever
  • Het werknemersnummer (d.i. het rijksregisternummer of het L1-Limosanummer)
  • Het unieke werkplaatsnummer
  • De datum van de werken
B. Coemans, ing., hoofdadviseur, afdeling Beheer, kwaliteit en informatietechnieken, WTCB

Voor meer informatie hieromtrent kan u terecht bij de adviseurs van de afdeling Beheer, kwaliteit en informatietechnieken van het WTCB (gebe@bbri.be) en op de projectwebsite www.Triple-T.be.
Triple-T