Contact
Indien u de algemene principes uit dit artikel graag in de praktijk wil omzetten, neem dan contact op met een van de medewerkers van de afdeling bedrijfsbeheer die u zal begeleiden met adviezen en tools. Deze afdeling is bereikbaar via gebe@bbri.be of op het nummer 02 716 42 11.

Algemene kosten terugverdienen

Ondernemers voelen vaak wel het belang van de algemene kosten aan, maar weten niet altijd goed hoe ze deze in kaart kunnen brengen, kunnen opvolgen en terugverdienen met hun projecten. Gelukkig staan de medewerkers van de afdeling Beheer voor hen klaar met een passend antwoord op alle vragen. Zo hopen ze hen met dit artikel alvast in de juiste richting te sturen.


Samenvattend kan men de algemene (of indirecte) kosten omschrijven als de kosten die onafscheidelijk verbonden zijn met het (voort)bestaan en de structuur van de onderneming. Ze worden door de onderneming gemaakt zelfs als er geen projecten in uitvoering zijn. Ze zijn niet op directe wijze toewijsbaar aan projecten maar noodzakelijk voor de goede werking van de onderneming. Aankoop van kantoorbenodigdheden, bezoldigingen van administratief personeel, kantoorhuur, kosten voor kantoormeubilair, publiciteitskosten, de factuur van de boekhouder ... zijn voorbeelden van dergelijke kosten.

Identificatie

In de gedetailleerde resultatenrekening (van de boekhouding) vindt men een overzicht van alle kosten die in de onderneming voorkomen. Men deelt deze kosten vervolgens op in enerzijds directe kosten (arbeidskosten, materiaalkosten, onderaannemerskosten en machinekosten) en anderzijds in algemene of indirecte kosten. Afhankelijk van hoe de ondernemer zijn onderneming runt en rekening houdend met de relevantie (nauwkeuriger calculeren in verhouding tot de tijd die men eraan besteedt), is het perfect mogelijk dat een bepaalde boekhoudkundige kost voor onderneming A een pure directe kost is, terwijl het voor onderneming B om een indirecte kost gaat. Voorbeelden hiervan zijn de bestelwagens en hun bijhorende kosten, het magazijn, de magazijnier, de projectleider, de ontwerper … De structuur en de projectaanpak van de onderneming vormen met andere woorden de meest geschikte uitgangspunten om de algemene kosten te identificeren.

Classificatie

Bepaalde ondernemingen zullen het niet relevant vinden om de algemene kosten te classificeren en zullen alle algemene kosten onder één noemer plaatsen. Anderen zullen het relevant vinden om een onderscheid te maken tussen algemene ondernemingskosten, algemene werkplaatskosten en algemene bouwplaatskosten. Nog anderen denken dan weer op activiteitsniveau en gaan de algemene kosten toewijzen aan de desbetreffende activiteit. Indien men deze weg inslaat, is het erg belangrijk dat men goed nadenkt over de verdeelsleutels die gebruikt zullen worden (bv. het omzetniveau, het aantal m² magazijn, het aantal gefactureerde arbeidsuren).

Budgettering

De algemene kosten moeten geraamd worden voor het volgende boekjaar. Deze raming mag niet te hoog uitvallen om de kostprijs niet te sterk te doen stijgen, maar ook niet te laag want dan kan men de werkelijke algemene kosten misschien niet meer dekken waardoor de winst zou dalen. Om de budgetten te bepalen, zal de ondernemer zich baseren op de werkelijke algemene kosten van de voorgaande jaren. In deze context kan hij een beroep doe op de budgetterings- en opvolgingstools van de boekhouding. Daarnaast zal ook het huidige en toekomstige economische kader binnen de sector de raming beïnvloeden. Verder speelt de evolutie van de onderneming een rol in dit proces. Zo dient men bepaalde uitbreidingsplannen, investeringen, nieuwe aanwervingen … te verwerken in de budgettering.

Terugverdienen

De aangewezen manier om deze kosten terug te verdienen is om te werken met toeslagpercentages op de directe kosten. Zoals reeds aangehaald werd, bestaan de directe kosten voor een bouwbedrijf uit arbeidskosten, materiaalkosten, onderaannemerskosten en machinekosten. De toeslagpercentages zijn uitermate bedrijfsspecifiek, verschillen van directe kost tot directe kost en kunnen zelfs verschillen van project tot project.

Opvolging

Om de budgettering van de algemene kosten op een degelijke manier op te volgen en waar nodig bij te sturen, zullen de werkelijke algemene kosten op regelmatige basis geregistreerd moeten worden. Deze opvolging zal onontbeerlijke informatie geven om de volgende budgettering in goede banen te leiden. Minstens zo belangrijk is de controle van de mate waarin de algemene kosten terugverdiend worden via de facturatie van de projecten.

De medewerkers van de afdeling Beheer, kwaliteit en informatietechnieken, WTCB