Informatisering van het bedrijfsbeheer in de bouwsector met ERP 2013/04.21

De meeste bedrijven maken gebruik van standaardkantoorsoftware (zoals rekenbladen en tekstverwerkers) om hun gegevens te verwerken. Vaak wordt dezelfde informatie meermaals door verschillende diensten geregistreerd. Op een bepaald moment zal er door de groei van de organisatie echter een verzadigingspunt optreden waardoor de gegevens niet langer goed verwerkt kunnen worden (bv. problemen bij het updaten van gegevens die op verschillende plaatsen opgeslagen werden). Dit kan er onder meer toe leiden dat niet alle aanvragen beantwoord worden, dat de nacalculatie niet of slechts steekproefsgewijs gebeurt en dat bijkomende werkzaamheden niet altijd gefactureerd worden. Indien u deze situatie herkent, is uw organisatie misschien ook toe aan een ERP-systeem.

Wat is ERP?

Dankzij Enterprise Resource Planning kan men de hulpmiddelen van een organisatie (geld, voorraden, machines) beter beheren. ERP-software verbindt verschillende bedrijfsprocessen met elkaar (zoals financiën, relatiebeheer, projectmanagement, personeelsbeheer, voorraad- en materiaalbeheer) en ondersteunt op die manier het volledige bedrijfsbeheer. ERP-systemen bestaan uit een aantal aan elkaar gelinkte software-modules die alle (eenmalig) ingevoerde en opgeslagen gegevens onmiddellijk beschikbaar maken voor alle betrokkenen. Op die manier worden gegevens die zowel belangrijk zijn voor het bedrijfsproces 'Prijsoffertes' als voor het proces 'Aankopen' bijvoorbeeld slechts eenmalig ingevoerd door een van beide processen, afhankelijk van de situatie.

Planning en ERP

Sommige ERP-systemen beschikken over een module voor Resource Planning (zie Infofiche 66). ERP-systemen kunnen toegepast worden vanaf het moment dat er een prijsaanvraag binnenkomt van een klant, tijdens de opvolging van de werken, tot en met het onderhoud. Het inplannen van de hulpmiddelen maakt maar een klein onderdeel uit van elke activiteit binnen een bouwbedrijf. Toch zal het ERP-systeem het bedrijf kunnen helpen bij het inplannen van de dagelijkse activiteiten door op elk moment de gewenste gegevens aan te bieden. Daarnaast voorziet het bijvoorbeeld ook het nodige budget wanneer men werken in projectverband uitvoert. Wanneer de werken voltooid zijn, zullen deze gefactureerd worden aan de klant in overeenstemming met de contractuele documenten (bv. de bestelbon, het bestek, ...).

Voor projectplanning (zie Infofiche 36 en 63) zal meestal een ander, losstaand, softwarepakket gebruikt worden. Bij bouwprojecten spelen er immers nogal wat onzekerheden mee doordat er tijdens de uitvoering van de bouwwerken vaak nog wijzigingen aangebracht worden in het ontwerp en de uitvoering. ERP-systemen hebben niet altijd de juiste functionaliteiten om hiermee om te gaan.

Naast dit planningsaspect bieden ERP-systemen ook het voordeel dat ze diverse onderdelen samensmelten tot een harmonisch geheel. Deze onderdelen zijn onder meer de verschillende rekenbladen (prijsofferte, vorderingsstaat, factuur, ...) die men wil vervangen door één enkel systeem. Deze omschakeling vereist een nieuwe manier van denken die de verschillende diensten van het bedrijf zal toelaten om harmonieus samen te werken ongeacht hun vestigingsplaats. De integratie overstijgt met andere woorden de technologie.

Het WTCB en ERP

Oorspronkelijk waren de ERP-pakketten zeer uitgebreide systemen die bedoeld waren voor grote bedrijven. Momenteel bestaat er echter een grote verscheidenheid aan ERP-software, waardoor het niet altijd evident is om een pakket te selecteren dat aansluit bij de noden van het bedrijf. De collega's van de afdeling Beheer, kwaliteit en informatietechnieken adviseren de aannemers bij de selectie van deze systemen door een grondige analyse te maken van hun huidige en toekomstige noden. Daarnaast hebben ze ook de nodige kennis over de verschillende bestaande ERP-systemen en kunnen ze de bedrijven objectief advies geven.

Het WTCB biedt op zijn website ten slotte een handig hulpmiddel aan dat bouwprofessionelen onmiddellijk een overzicht geeft van de bouwsoftware die op de Belgische markt beschikbaar is: TechComSoft (www.wtcb.be/go/techcomsoft). Wanneer men specifiek op ERP wil zoeken in TechComSoft, moet men onder de rubriek 'Bedrijfsproces' kiezen voor 'Geïntegreerde bedrijfstoepassing (ERP)'. Op deze manier krijgt men een overzicht van alle bouwgerichte ERP-systemen waarover er gedetailleerde informatie beschikbaar is (*).

Voordelen van ERP

Met behulp van ERP kan men de doorstroom en het beheer van informatie verbeteren, sneller reageren op basis van juiste gegevens, de informatie controleren en efficiënter werken doordat overbodige handelingen geëlimineerd worden. Naast deze voordelen zijn er ook een aantal risico's verbonden aan de implementatie van ERP-systemen. Meer informatie hierover kan u terugvinden in Infofiche 68 die binnenkort gepubliceerd wordt.

Volledig artikel binnenkort beschikbaar

De afdeling Beheer, Kwaliteit en Informatietechnieken
(*) Deze informatie wordt door de leverancier in het Nederlands en/of het Frans aangeleverd. De gebruiker zal echter enkel de bouwsoftware te zien krijgen waarover er gedetailleerde informatie beschikbaar is in de taal van zijn gebruikersprofiel.